Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Синхронизация папок


После работы с автономной папкой необходимо синхронизировать ее с соответствующей папкой на сервере, чтобы сделать содержимое обеих папок идентичным. Не забывайте синхронизировать автономные папки каждый раз при внесении в папку изменений, как при автономной работе, так и при работе в сети. В противном случае может получиться так, что действия будут осуществляться по отношению к устаревшим или несуществующим элементам, которые были добавлены во время работы в автономном режиме.

Папки можно синхронизировать вручную или автоматически в указанное время или через определенный интервал времени.

Важно. В данном упражнении требуется наличие подключения к сети с сервером Microsoft Exchange. Для выполнения этого упражнения необходимо проработать предыдущий параграф «Настройка автономных папок», т.к. на компьютере должен присутствовать файл .ost, настроенный на автономную работу.

В данном упражнении будет показано, как осуществить синхронизацию автономной папки вручную, создать группу папок для совместной синхронизации, а также как настроить Outlook на автоматическую синхронизацию группы папок.

Не забудьте запустить Outlook перед тем, как приступать к выполнению данного упражнения.

  • В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения) и выберите Define Send/Receive Groups (Определить группы отправки и получения). Появится диалоговое окно Send/Receive Groups (Группы отправки и получения).
  • Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Send/Receive Group Name (Название группы отправки и получения).
  • В поле Send/Receive Group Name (Название группы отправки и получения) введите Автономные папки и нажмите ОК. Появится диалоговое окно Send/Receive Settings - Offline Folders (Настройки отправки и получения - Автономные папки).
  • Отметьте опцию Include the selected account in this group (Включить выбранную запись в эту группу).
  • В списке Check folders from the selected account to include in send/receive (Укажите папки выбранной учетной записи для отправки и получения) отметьте опции рядом с папками Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Inbox (Входящие) и Notes (Заметки).

  • Убедитесь в том, что отмечены опции Send mail items (Отправка почты) и Receive mail items (Получение почты), после чего нажмите ОК. Диалоговое окно Send/Receive Settings (Настройки отправки и получения - Автономные папки) закроется.


  • В списке Group Name (Имя группы) должна быть выделена группа Offline Folders (Автономные папки).


  • В области Setting for group «Автономные папки» (Настройка для группы «Автономные папки») отметьте опцию Perform an automatic send/receive when exiting (Автоматическая отправка и получение при выходе) и отключите опцию Include this group in send/receive (F9) (Учитывать группу при отправке и получении F9).




  • Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Send/Receive Groups (Группы отправки и получения) закроется, и будет создана группа Автономные папки. Группа Автономные папки будет автоматически синхронизироваться при закрытии Outlook или при проведении синхронизации вручную.


  • В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить) и выберите «Offline Folders» Group (Группа «Автономные папки»). Outlook синхронизирует содержимое папок Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Inbox (Входящие) и Tasks (Задачи) с соответствующими папками на почтовом сервере.


  • В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения) и выберите Define Send/Receive Groups (Определить группы отправки и получения).


  • В списке Group Name (Имя группы) выберите Автономные папки.


  • В области Settings for group «Автономные папки» (Настройка для группы «Автономные папки») отметьте опцию Schedule an automatic send/receive every (Автоматически доставлять каждые), щелкните на поле minutes (минут), удалите имеющееся число и введите 15.




  • Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Send/Receive Groups (Группы отправки и получения) закроется. Во время автономной работы группа «Автономные папки» будет автоматически синхронизироваться через каждые 15 минут.


  • Закройте и снова запустите Outlook.


  • Когда Outlook отобразит окно, в котором можно выбрать подключение к сети или автономный режим работы, нажмите кнопку Work Offline (Работать автономно). Outlook откроется в автономном режиме. Папки Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Inbox (Входящие) и Tasks (Задачи) будут доступны для работы. Все вносимые изменения будут подвергаться синхронизации с сервером при каждом выходе из Outlook.


  • Не забудьте настроить параметры автономной работы нужным образом. Закройте все открытые сообщения, и если работа с книгой не будет продолжена в данный момент, выйдите из Outlook.


    Содержание раздела