Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Создание и обновление контактной информации


Список Contacts (Контакты) приложения Outlook следует воспринимать как мощное электронное средство хранения информации, необходимой для оперативной связи с людьми, которое обеспечивает также удобное управление контактами. Для каждого контакта можно хранить следующую информацию.

  • Имя, должность и название компании.
  • Рабочий, домашний и другие адреса.
  • Рабочий, домашний номер телефона, номер факса, номер мобильного телефона, номер пейджера и др.
  • Адреса электронной почты, адреса веб-страниц и адреса мгновенных сообщений.
  • Также можно хранить следующую детальную информацию, связанную с каждым из контактов.

  • Информация о месте работы, включая отдел, офис, специальность, ИМЯ менеджера и ассистента.
  • Личные данные, включая псевдоним, имя супруга, день рождения, юбилей, а также заголовки и суффиксы для использования в корреспонденции.
  • Сервер каталогов и псевдоним электронной почты для использования в интерактивных собраниях.
  • Адрес информационного сервера сведений о доступности контакта.
  • Для получения информации о проведении собраний по сети с использованием NetMeeting обратитесь к параграфу «Назначение и проведение собраний по сети» в гл.5.

    Можно создать запись контакта с указанием одного лишь имени либо добавить всю необходимую информацию. Можно указывать общие заметки и отслеживать все действия Outlook, связанные с каждым из контактов. Можно добавлять или изменять информацию о контакте в любое время. Для экономии времени можно создавать контакты для лиц, работающих в одной и той же организации, на базе уже имеющегося контакта сотрудника рассматриваемой компании.

    В данном упражнении будут созданы и отредактированы записи контакта.

    Важно. Данное упражнение можно выполнять в собственной папке Contacts (Контакты) либо в учебной папке Contacts (Контакты). При использовании своей папки Contacts (Контакты) следует заменить их именами, приводимыми в данном упражнении.

    Откройте файл данных SBS Contacts из Outlook.

  • В области Navigation Pane (Область переходов) разверните папку SBS Contacts и щелкните на папке Contacts (Контакты).
    В случае с рассматриваемым контактом в качестве адреса можно просто указать gordon.

  • Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Contact (Контакт) закроется. Отобразится папка Contacts (Контакты), содержащая новую адресную карточку для Gordon Нее.




  • В папке Contacts (Контакты) дважды щелкните на записи Kim Akers. Отобразится форма контакта Kim Akers.


  • В поле Business (Рабочий) введите 206-555-0100 и нажмите Enter. Обратите внимание на то, что Outlook автоматически форматирует телефонный номер.


  • Щелкните на поле Address (Адрес), введите 1234 Оук Стрит, нажмите клавишу Enter и введите 10101 Сиэтл, штат Вашингтон.


  • Щелкните на кнопке списка справа от кнопки Business (Рабочий) и затем выберите Ноте (Домашний). Метка кнопки сменится для обозначения того, что отображаются данные о месте проживания Kim Akers.


  • Введите Переулок Magnolia, 111, нажмите Enter и введите WA 10101 Сиэтл, штат Вашингтон.


  • Щелкните на поле Web page address (Адрес веб-страницы) и введите www.gardenco.msn.com. Адресу будет автоматически присвоен синий цвет и подчеркнутое начертание для обозначения того, что это веб-адрес, или URL.


  • В меню Actions (Действия) выберите New Contact from Same Company (Создать контакт в той же организации). Откроется форма нового контакте, уже содержащая название компании, адрес, номер телефонами адрес веб-страницы.


  • В поле Full Name (Полное имя) введите Britta Simon, нажмите клавишу Tab и в поле Job Title (Должность) введите Ассистент по закупке.


  • Щелкните на поле E-mail, введите Britta@gardenco.msn.com.


  • Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть) в каждой из открытых форм. Формы контактов закроются, и отобразится папка Contacts (Контакты).


  • В папке Contacts (Контакты) дважды щелкните на записи для Karen Berg. Появится форма контакта Karen Berg.


  • Откройте вкладку Details (Детали).


  • Щелкните на поле Spouse's name (Имя супруга) и введите James. Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Birthday (День рождения), прокрутите вперед на два месяца и выберите 18.




  • Нажмите кнопку Close (Закрыть).


  • В окне сохранения изменений выберите Yes (Да), после чего выберите No (Нет) в окне с предложением создать событие в личной папке Calendar (Календарь). Форма Contact (Контакт) закроется с сохранением обновленной информации, после чего отобразится папка Contacts (Контакты).



  • Содержание раздела







    Forekc.ru
    Рефераты, дипломы, курсовые, выпускные и квалификационные работы, диссертации, учебники, учебные пособия, лекции, методические пособия и рекомендации, программы и курсы обучения, публикации из профильных изданий