Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Создание ответа на запрос о собрании


Можно отправлять запросы о собраниях и получать их от других пользователей. При получении запроса предусмотрен ответ одним из трех способов.

  • Можно принять приглашение и сообщить пригласившему о том, что вы будете присутствовать на собрании. Собрания, в которых вы согласились принять участие, автоматически заносятся в календарь.
  • Можно частично принять предложение об участии; доля неопределенности будет означать, что вы можете прийти, а можете и не прийти на собрание. Собрания, остающиеся под сомнением, также заносятся в ваш календарь, однако информация о занятости будет отражать, что ваши планы насчет участия в собрании еще не определены.
  • Можно предложить другое время проведения собрания, в этом случае запрос направляется организатору встречи для подтверждения. Календарь отображает преложенное новое время собрания как предварительно назначенное.
  • Наконец, можно отклонить запрос о собрании; в этом случае запрос удаляется, и собрание в календарь не заносится. При отклонении собрания можно оповестить об этом отправителя запроса.
  • В этом упражнении вы примите запрос о собрании, отклоните запрос о собрании и предложите новое время для собрания в ответе на запрос.

    Откройте учебную папку Inbox (Входящие) в папке файла данных SBS Meetings.

  • В учебной папке Inbox (Входящие) дважды щелкните на сообщении «Weekly Status» («Квартальный отчет»). Появится форма собрания.
  • Чтобы просмотреть собрание в календаре, перед тем как отве- чать на него, нажмите кнопку Calendar (Календарь) на панели инструментов. Календарь появится в новом окне; в нем будет отображаться запрашиваемое собрание на желаемой дате. В случае

    с повторяющимися собраниями отображается дата первого собрания. Слева запрошенного собрания находится синее полосатое поле, означающее, что оно назначено предварительно.

  • В открытом окне календаря нажмите кнопку Close (Закрыть). Календарь закроется.
  • В форме собрания нажмите кнопку Accept (Принять). Появит- ся окно сообщения, предлагающее выбрать вариант ответа на приглашение.



  • Совет. При принятии или отклонении запроса о собрании можно отправить стандартный ответ, отправить собственный ответ или не отправлять ответ вовсе. Если не отправить ответ организатору собрания, в форме собрания не будет указываться ваше согласие на участие в собрании. Организатор и другие участники не узнают о том, планируете ли вы участвовать в собрании.

  • Отметьте, если необходимо, опцию Send the response now (Отправить ответ сейчас) и нажмите ОК. Ответ будет отправлен пользователю, от которого пришел запрос о собрании. Форма собрания закроется, собрание добавится в ваш календарь и отобразится следующее сообщение в папке Inbox (Входящие).


  • Находясь в папке Inbox (Входящие), щелкните на запросе о собрании Project Kick-Off (Отмена проекта); после этого в области Reading Pane (Область чтения) нажмите кнопку Decline (Отклонить). Появится форма сообщения, предлагающая выбрать вариант ответа на запрос.


  • С отмеченной опцией Edit the response before sending (Изменить ответ перед отправкой) нажмите ОК. Появится форма ответа на запрос. В поле Subject (Тема) будет указано, что отклоняется запрос о собрании Project Kick-Off (Отмена проекта).


  • В теле сообщения введите текст В этот день меня не будет на работе.




  • На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить). Ответ будет отправлен, и форма собрания закроется. Собрание не будет добавлено в календарь.


  • В папке Входящие (Inbox) щелкните правой кнопкой мыши на сообщении Quarterly Status (Квартальный отчет) и во всплывающем меню выберите Propose New Time (Предложить новое время). Если будет предложено присоединиться к Microsoft Office Internet Free/Busy Service, нажмите Отмена (Cancel). Появится диалоговое окно Propose New Time (Предложите новое время). Текущее время собрания обозначено желтым цветом.


  • В области сведений о занятости щелкните на столбце 11:00 и перетащите правую границу области намеченного собрания на 12:00. Затем щелкните на столбце 10:00 и перетащите левую границу времени собрания на 11:00. Время начала и окончания собрания изменится.




  • Нажмите кнопку Propose Time (Предложить время). Диалоговое окно Propose New Time (Предложите новое время) закроется и появится форма ответа на запрос. Тема в ответе будет указывать на то, что предлагается новое время для собрания.




  • Введите в теле сообщения текст Меня не будет на работе в понедельник утром и нажмите на панели инструментов кнопку Send (Отправить). Ответ будет отправлен, и форма собрания закроется. Собрание будет добавлено в календарь как предварительно запланированное на исходное время.



  • Содержание раздела







    Forekc.ru
    Рефераты, дипломы, курсовые, выпускные и квалификационные работы, диссертации, учебники, учебные пособия, лекции, методические пособия и рекомендации, программы и курсы обучения, публикации из профильных изданий