Просмотр календаря другого пользователя
При организации собрания полезно выяснить, когда у возможных участников есть свободное время. В Outlook можно выяснять, занят пользователь или свободен, пригласив его к участию в собрании, добавив его в групповое расписание или просматривая страницы интернета или интранет-сети, где опубликованы расписания.
Групповое расписание представляет собой комбинированные расписания нескольких пользователей или ресурсов, отображаемые одновременно. Например, групповое расписание, содержащее расписания всех членов коллектива, позволяет быстро выяснить, когда у коллектива будет свободное время для проведения конференции.
При наличии локальной сети, использующей Exchange Server, сведения о занятости других пользователей доступны по умолчанию. Кроме того, если пользователь, присоединенный к локальной сети, открыл общий доступ к своему календарю, можно открыть напрямую календарь этого пользователя.
В этом упражнении вы создадите расписание группы, после чего из этого расписания создадите собрание.
Откройте учебную папку Calendar (Календарь) в папке файла данных SBS Meetings.
Находясь в календаре, на панели инструментов нажмите кнопку View Group Schedules (Просмотр расписаний группы). Появится диалоговое окно Group Schedules (Групповые расписания).
Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Create New Group Schedule (Создание группового расписания).
В поле Type a name for the new Group Schedule (Введите название группового расписания) введите Демонстраторы и нажмите ОК. Появится расписание группы «Демонстраторы» с выделенной ячейкой времени, отражающей текущую дату и время.
Нажмите кнопку Add Others (Другие) и выберите Add from Address Book (Добавить из адресной книги) в ниспадающем меню. Появится диалоговое окно Select Members (Выбор участников).
Чтобы выполнить упражнение с использованием вымышленных сотрудников компании «Все для сада», нажмите кнопку списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов) и выберите Contacts (Контакты).
Совет. Данное упражнение можно выполнить с использованием своих собственных реальных контактов.
Для этого просто выберите имена в общем списке адресов вместо предлагаемых здесь.
В поле Name (Имя) щелкните на имени Kim Akers, удерживайте клавишу Ctrl, щелкните на имени David Ortiz и нажмите кнопку То (Кому). Имена будут добавлены в список То (Кому).
Нажмите ОК. В окне с предложением присоединиться к службе Microsoft Office Internet Free/Busy Service (если оно появилось) нажмите Cancel (Отмена).
Чтобы отобразить самую последнюю информацию о расписании, нажмите кнопку Options (Параметры) и выберите Refresh Free/Busy (Обновить сведения о занятости). Область сведений о занятости будет обновлена. Outlook собирает информацию из всех мест, где хранятся данные о занятости членов вашей команды: сервер Microsoft Exchange, Microsoft Office Internet Free/Busy Service или Страницы в интернете или интранет-сети, выбранные членами группы.
Нажмите кнопку списки справа от поля Go to (Перейти) и щелкните на следующем понедельнике. Область занятости отобразит информацию для выбранной даты. Будет отображена только половина дня.
Щелкните на кнопке справа от поля Zoom (Масштаб) и выберите 50% (Week View) (50% Неделя) в ниспадающем списке. Область сведений о занятости отобразит большую часть расписаний пользователей.
Нажмите кнопку Make Meeting (Организовать) и выберите New Meeting with All (Создать собрание со всеми) в появившемся меню. Появится форма нового собрания с именами участников в поле То (Кому).
Нажмите кнопку Close (Закрыть), затем в окне предупреждения о сохранении изменений нажмите No (Нет). Форма собрания закроется без сохранения запроса о собрании.
В расписании группы «Демонстраторы» нажмите кнопку Cancel (Отмена). Расписание группы закроется.
Закройте файл данных SBS Meetings и удалите контакты Kim Akers и David Ortiz из папки Contacts (Контакты).
Содержание раздела
