Планирование встреч и событий
В данном упражнении вы назначите встречу, повторяющуюся встречу, а также событие на несколько дней.
Важно. Работать с этим упражнением можно в своем собственном календаре либо в учебной папке Calendar (Календарь). При использовании своего собственного календаря не забудьте удалить встречи, созданные в упражнении. Для упрощения поиска демонстрационных встреч тема каждой встречи начинается в букв SBS.
Для выполнения этого упражнения используйте файл данных SBSCalendar в папке учебного файла Microsoft Press\Outlook 2003 Calendar.
В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).
В области Folder List (Список папок) разверните файл данных SBS Calendar, после чего щелкните на учебном календаре.
Совет. Если данное упражнение будет выполняться с использованием собственного календаря, просто щелкните на значке Calendar (Календарь) в области Navigation Pane (Область переходов).
Решение проблем. Представлением календаря по умолчанию является Day (День). Если представление календаря не похоже на то, что показано в данном упражнении, нажмите на панели инструментов кнопку Day (День).
В области Date Navigator (Календарик) щелкните на дате следующего дня. Отобразится расписание на следующий день.
Дважды щелкните на ячейке времени 1:00 P.M. (13:00). Появится новая форма Appointment (Встреча).
В поле Subject (Тема) введите SBS Представление нового продукта.
Нажмите клавишу Tab и в поле Location (Место) введите Конференц-зал 1.
Щелкните на кнопке списка справа от второго поля End Time (Конец) (поле, в котором отображается время, а не дата) и в ниспадающем списке выберите 2:00 РМ (14:00), чтобы установить длительность встречи на один час.
Если необходимо, отметьте опцию Reminder (Оповещение), чтобы включить напоминание Outlook о данном собрании. Щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и в ниспадающем списке выберите 30 minutes (30 минут), чтобы отвести время для подготовки к презентации.
На панели инструментов окна Appointment (Встреча) нажмит кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть).
Если Outlook отобразит предупреждение о том, что оповещение не будет отображено, нажмите Yes (Да). Встреча будет сохранена в календаре.
Совет. Можно быстро создать встречу, щелкнув на соответствующе» временной ячейке календаря и указав тему встречи. Чтобы создать встречу с большей длительностью, перетащите указатель мыши через нужное число временных ячеек, после чего введите тему встречи. Встречи, создаваемые таким образом, используют настройки оповещения по умолчанию и не включают в себя расположение собрания.
В области Date Navigator (Календарик) щелкните на стрелке вправо для отображения следующего месяца.
Щелкните на третьей среде месяца.
Совет. Область Date Navigator (Календарик) отображает шесть недель единовременно, включая выбранный месяц. Дни выделенного месяца отображаются черным цветом; дни предыдущего и следующего месяцев отображаются серым цветом, однако их по-прежнему можно выбирать в области Date Navigator (Календарик).
Отобразится расписание на выбранный день.
Дважды щелкните на временной ячейке 10:00 A.M. (10:00). Появится новая форма встречи.
В поле Subject (Тема) введите SBS Отчет о состоянии.
Нажмите клавишу Tab и в поле Location (Место) введите Офис начальника.
Нажмите кнопку Recurrence (Повторение). Появится диалоговое окно Appointment Recurrence (Повторение встречи).
В области Recurrence pattern (Повторять) выберите опцию Monthly (Ежемесячно), после чего выберите опцию The third Wednesday of every 1 month(s) (Повторять в среду каждого 1 месяца).
Нажмите ОК. Параметры повторения будут добавлены в форму Appointment (Встреча).
Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Повторяющаяся встреча будет добавлена в календарь. Круговые стрелки обозначают повторение.
В области Date Navigator (Календарик) щелкните на стрелке вправо. Область Date Navigator (Календарик) отобразит следующий месяц, и третья среда месяца будет выделена жирным шрифтом в обозначение того, что на этот день назначена встреча.
В меню Go (Перейти) выберите Go to Date (Перейти к дате).
Появится диалоговое окно Go To Date (Перейти к дате).
В поле Date (Дата) введите 8/8/04, после чего нажмите ОК. Отобразится расписание на 8 августа 2004 года.
Щелкните правой кнопкой мыши на временной ячейке 9:00 A.M. (9:00) и в появившемся меню выберите New All Day Event (Создать событие на целый день). Появится новая форма Event (Событие).
В поле Subject (Тема) введите SBS в отпуске.
Щелкните на кнопке списка справа от поля End time (Конец) и выберите 14 августа в ниспадающем календаре.
Если опция Reminder (Оповещение) включена, отключите ее.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Show Time as (В это время) и выберите в ниспадающем списке Out of Office (Нет на работе).
Совет. По умолчанию Outlook добавляет в календарь в качестве событий праздники, типичные для текущей страны, однако можно добавить в календарь праздники других стран. В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). На вкладке Preferences (Настройки) нажмите кнопку Calendar Options (Параметры календаря), после чего нажмите кнопку Add Holidays (Добавить праздники). Отметьте опции стран, праздники которых нужно добавить, и нажмите ОК в каждом из открытых диалоговых окон.
В правом нижнем углу формы Event (Событие) отметьте опцию Private (Частное).
Совет. Можно легко пометить имеющуюся встречу как частную, чтобы пользователи Outlook не могли видеть ее детали. Просто щелкните правой кнопкой мыши на встрече в календаре, после чего в ниспадающем меню выберите Private (Частная).
Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Если Outlook выдаст предупреждение о том, что оповещение отображено не будет, нажмите Yes (Да). В календарь добавлено новое событие. Значок ключа говорит о том, что оно является частным.
На панели инструментов нажмите кнопку Go to Today (Перейти на Сегодня). Отобразится расписание на текущий день.
Не забудьте удалить встречи «Презентация нового продукта SBS», «Отчет о состоянии SBS» и «SBS в отпуске», если данное упражнение было выполнено в реальном календаре пользователя Outlook.
Содержание раздела
