Управление сообщениями с использованием правил
В Outlook 2003 можно выбрать нужное из набора стандартных правил либо создать свое собственное правило с помощью мастера правил Outlook (Outlook Rules Wizard). Все правила перечисляются в списке и обозначаются значками, показывающими, какие действия выполняют правила.
Правила, применяемые к сообщениям при их получении или обработке сервером Exchange, называются правилами сервера. Правила, применяемые к сообщениям, хранимым на компьютере пользователя, называются правилами клиента.
В данном упражнении вы создадите правило, предназначенное для управления сообщениями, отвечающими определенному условию.
Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.
В меню Tools (Сервис) выберите Rules and Alerts (Правила и оповещения). Появится диалоговое окно Rules and Alerts (Правила и оповещения).
Решение проблем. Можно настраивать правила Outlook в режиме онлайн.
Совет. Нельзя использовать правила Outlook для фильтрации сообщений учетной записи электронной почты HTTP.
Нажмите кнопку New Rule (Новое...). Появится следующее окно мастера правил с отмеченной опцией Start creating a rule from a template (Создать правило на основе шаблона). Просмотрите типы правил, которые можно создавать из шаблона.
В списке Select a Template (Выбор шаблона) выберите Move new messages from someone to folder (Перемещение новых сообщений от кого-либо в папку) и нажмите кнопку Next (Далее).
В списке Select Condition(s) (Выберите условие) снимите галочку с опции from people or distribution list (Адресаты или список рассылки) и отметьте опцию with specific words in the subject (C определенными словами в теме). Поле Edit the rule description (Изменение описания правила) обновится и отобразит внесенное изменение. Подчеркнутые слова в описании представляют собой значения, которые нужно указать для завершения создания правила.
В поле Edit the rule description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове <specific words> (<текст>). Появится диалоговое окно Search Text (Поиск текста).
В поле Specify words or phrases to search for in the subject (Укажите слово или фразу для поиска в поле «Тема») введите Поездки, нажмите кнопку Add (Добавить) и нажмите ОК. Поле Rule description (Описание правила) обновится и отобразит изменение.
В поле Edit the rule description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове <Specified> (<имя>). Появится диалоговое окно Rules and Alerts (Правила и оповещения) со списком папок для выбора.
Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Create New Folder (Новая папка).
В поле Имя папки (Name) введите Поездки.
В списке Select where to place the folder (Поместить папку в) прокрутите элементы до папки SBS Organizing и откройте ее, после чего щелкните на папке Inbox (Входящие).
Нажмите ОК. Новая папка Поездки отобразится в учебной папке Inbox (Входящие).
В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) нажмите ОК. Диалоговое окно закроется, и поле Rule description (Описание правила) обновится и отобразит назначенную папку.
Нажмите кнопку Next (Далее).
Выясните возможные действия, которые можно выполнять с помощью правил Outlook, и нажмите кнопку Next (Далее). Отобразится следующая страница мастера правил.
В поле Select exception(s) (Выберите исключения) отметьте опцию except if it is flagged for action (Кроме имеющих отметку действие) и в поле Edit the rule Description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове Action (Действие). Появится диалоговое окно Flagged Message (Отметка сообщения).
Щелкните на кнопке списка справа от поля Flag (Отметка), чтобы отобразить доступные опции, выберите Any (Любое действие) и нажмите ОК. Поле Edit Rule Description (Изменение описания правила) обновится согласно выбранным параметрам.
Нажмите Next (Далее). Отобразится последняя страница мастера правил с перечнем установленных параметров правила «Поездки».
Отметьте опцию Run this rule now on messages already in «Inbox» (Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке «Входящие») и нажмите кнопку Finish (Готово).
Так
как данное правило создано в файле данных Outlook, находящемся на компьютере пользователя, а не на сервере, Outlook предупредит о том, что это правило действительно только для клиента.
Нажмите ОК в окне предупреждения. Правило будет сохранено и отобразится в диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения).
Нажмите ОК. Теперь правило является активным, и Outlook применит его к сообщениям в папке Inbox (Входящие).
В списке All Mail Folders (Все почтовые папки) при необходимости откройте папку Inbox (Входящие) и щелкните на папке Поездки. Отобразится содержимое папки Поездки; в данном случае это будет сообщение Travel Shedule (Расписание поездки) от Kim Akers.
Совет. Если используется сервер Microsoft Exchange, можно фильтровать сообщения даже в том случае, если пользователь находится не в офисе; это можно делать с помощью помощника Out of Office Assistant. Чтобы изучить эту функцию, выберите в меню Tools (Сервис) команду Out of Office Assistant.
Содержание раздела
