Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Поиск и распределение сообщений по категориям


Чтобы облегчить поиск сообщений, можно создать категории и присваивать сообщения к ним. С помощью категорий можно объединять ее общения по общим характеристикам. Outlook содержит набор предопределенных категорий, но также можно создавать и свои собственные. Например, присвоить сообщениям о поступлениях и платежах категoрию «Финансовая» или объединить сообщения, связанные с расписанием платежей и платежной документацией, в категорию «Платежная ведомость».

В данном упражнении вы найдете сообщение с помощью функции Find (Найти), создадите категорию, присвоите к ней сообщения и осуществите поиск сообщений при помощи функции Advanced Find (Расширенный поиск).

Откройте файл данных SBSOrganizing из Outlook, после чего откройте учебную папку Inbox (Входящие).

  • На панели инструментов нажмите кнопку Find (Найти). Над учебной папкой Inbox (Входящие) появится панель Find (Найти).
  • В поле Look For (Просмотреть) на панели Find (Найти) введите show (известно, что данное слово присутствует в сообщении из папки Inbox [Входящие]). После этого нажмите кнопку Find Now (Найти). Outlook осуществит поиск сообщений и отобразит только те из них, которые содержат указанное слово.
  • Нажмите клавиши Ctrl + a, чтобы выделить оба найденных сообщения.
  • Щелкните правой кнопкой мыши на выделенных сообщениях и в появившемся меню выберите Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).
  • Совет. Сообщения в папке Inbox (Входящие) учебного файла распределены по категориям, чтобы их можно было быстро удалить с компьютера по окончании работы с данной книгой.

  • В поле Item(s) belong to these categories (Элемент принадлежит следующим категориям) после Practice Files (Учебные файлы) введите ;Домашняя демонстрация, чтобы добавить новую категорию, после чего нажмите кнопку Add to List (Добавить). Категория будет добавлена в список и автоматически выбрана для рассматриваемых сообщений.
  • В диалоговом окне Categories (Категории) нажмите ОК.
  • Чтобы отобразить все сообщения заново, нажмите кнопку Clear (Очистить).
    Будут отображены все сообщения.


  • В папке Inbox (Входящие) щелкните один раз на сообщении Today's schedule от Ben Smith, чтобы выделить его.


  • В меню Edit (Правка) выберите Categories (Категории).


  • В списке Available Categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Домашняя демонстрация, после чего нажмите ОК. Сообщение будет присвоено категории.


  • На панели Find (Найти) нажмите кнопку Options (Параметры), после чего в ниспадающем списке Options (Параметры) выберите Advanced Find (Расширенный поиск). Появится диалоговое окно Advanced Find (Расширенный поиск).


  • В окне Advanced Find (Расширенный поиск) откройте вкладку More Choices (Другие условия), после чего нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).


  • В списке Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Домашняя демонстрация и нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категорий закроется и снова отобразится окно Advanced Find (Расширенный поиск). Рассматриваемая категория появится в поле Categories (Категории).


  • Нажмите кнопку-Find Now (Найти). Outlook осуществит поиск сообщений и отобразит соответствующие элементы в списке внизу окна Advanced Find (Расширенный поиск).




  • Закройте окно Advanced Find (Расширенный поиск) и панель Find (Найти).


    Содержание раздела