Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Настройка представления сообщений


В дополнение к параметрам просмотра Reading Pane (Область чтения) и AutoPreview (Автопросмотр) можно указать необходимость просмотра только тех сообщений, которые были получены за последние семь дней, только непрочитанных сообщений, только сообщений, отправленных конкретному пользователю или по определенному списку рассылки, либо отобразить временную шкалу всех полученных сообщений. Outlook 2003 предлагает для использования 13 встроенных вариантов упорядочивания, с помощью которых можно настроить отображение сообщений нужным образом. Чтобы изучить опции просмотра, войдите в меню View (Вид), наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите нужную опцию представления.

Для получения дополнительной информации о просмотре сообщений в области Reading Pane (Область чтения) или об использовании функции AutoPreview (Автопросмотр) обратитесь к разделу «Чтение сообщений и открытие вложений» в главе 1.

Независимо от выбранного представления можно сортировать сообщения по любому столбцу, просто щелкнув на его заголовке. По умолчанию сообщения в папке Inbox (Входящие) сортируются по дате получения в убывающем порядке - недавно полученные сообщения располагаются в верхней части списка. Сообщения, полученные на текущей неделе, группируются по дням получения. Можно также сортировать столбцы в порядке возрастания или убывания. Можно группировать сообщения по содержимому любого столбца - по отправителю сообщения, по теме и т.д.

В этом упражнении вы будете сортировать и группировать сообщения, выбирать имеющееся представление сообщений и настраивать собственное.

Не забудьте запустить Outlook и отключить область Reading Pane (Область чтения) перед началом работы с данным упражнением.

Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

  • В папке Inbox (Входящие) учебного файла обратите внимание на стрелку, направленную вниз, в заголовке столбца Received (Получено). Она означает, что в настоящий момент сообщения отображаются в порядке убывания по дате получения.

  • Щелкните на заголовке столбца From (От). Outlook отсортирует сообщения в алфавитном порядке по имени отправителя в порядке возрастания.


  • Щелкните на заголовке столбца From (От) еще раз. Outlook отсортирует сообщения в обратном порядке.


  • Щелкните на заголовке столбца Size (Размер). Outlook отсортирует сообщения по размеру.






  • В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего выберите Subject (Тема). Outlook упорядочит отображаемые сообщения в группы сообщений. Обратите внимание на то, что полное число элементов и число непрочитанных элементов в каждой группе отображается в скобках после имени отправителя.




  • Прокрутите список вниз и щелкните на знаке минуса слева от строки темы Upcoming Tradeshow. Два сообщения с этой темой будут скрыты, и минус сменится на плюс.




  • В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего щелкните на Show in Groups (Отображать в группах), чтобы отключить эту опцию. Сообщения будут разгруппированы и отобразятся по теме.


  • Совет. Непрочитанные сообщения выделяются жирным шрифтом и обозначаются значками закрытых конвертов. В целях выполнения данного упражнения, если в почтовом ящике отсутствуют непрочитанные сообщения, щелкните правой кнопкой мыши на сообщении и выберите Mark as Unread (Пометить как непрочитанное) в появившемся меню. Заголовок сообщения в папке Inbox (Входящие) отобразится жирным шрифтом, и значок сообщения сменится с открытого конверта на закрытый.

  • В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Unread Messages in This Folder (Непрочитанные сообщения в папке). Outlook произведет фильтрацию сообщений для отображения только непрочитанных элементов. Ярлык папки обозначает, что к ней был применен фильтр. Если в папке Inbox (Входящие) отсутствуют непрочитанные папки, она будет отображаться пустой.




  • В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по)укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Messages (Сообщения).


    Фильтрация сообщений будет отменена.


  • Совет. Также можно использовать панель Ways to Organize (Настройка папки) для выбора представления сообщений. В меню Tools (Сервис) выберите Organize (Организовать), чтобы открыть эту панель. Затем выберите Using Views (По представлению) и выберите в списке нужное представление.

  • В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Customize Current View (Изменить текущее представление). Отобразится диалоговое окно Customize View: Messages (Настройка представления: сообщения).




  • Нажмите кнопку Fields (Поля). Появится диалоговое окно Show Fields (Поля).




  • В списке Available Fields (Имеющиеся поля) выберите Sensitivity (Пометка). В список столбцов для отображения в данном представлении будет добавлено поле Sensitivity (Пометка).


  • В списке Show these fields in this order (Отображаемые поля) перетащите поле Sensitivity (Пометка) на место после поля Importance (Важность), после чего нажмите ОК. Диалоговое окно Show Fields (Поля) закроется, и снова отобразится диалоговое окно Customize View: Messages (Настройка представления: сообщения).


  • Совет. Чтобы изменить порядок столбцов в любом представлении, просто перетащите заголовки столбцов в нужные места. Во время перетаскивания заголовка столбца красные стрелки обозначают место, в котором столбец отобразится после того, как кнопка мыши будет отпущена.

  • Нажмите кнопку Other Settings (Другие настройки). Появится диалоговое окно Other Settings (Другие настройки).




  • Щелкните на кнопке списка справа от поля Grid line style (Вид линии), выберите Small dots (Мелкие точки) и нажмите ОК. Диалоговое окно Other-Settings (Другие настройки) закроется, и снова отобразится диалоговое окно Customize View: Messages (Настройка представления: сообщения).


  • В диалоговом окне Customize View: Messages (Настройка представления: сообщения) нажмите ОК. Папка Inbox (Входящие) отобразится с новыми настройками представления.




  • Перетащите заголовок Sensitivity (Пометка) вниз и отпустите кнопку мыши в тот момент, когда над заголовком отобразится большой черный крест.Столбец Sensitivity (Пометка) будет удален из представления.


  • В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Define Views (Определить представления). Откроется диалоговое окно Define Views (Организатор представлений).


  • Нажмите кнопку Reset (Сброс), нажмите ОК и затем нажмите Close (Закрыть). Папка Inbox (Входящие) учебного файла отобразится с использованием настроек представления по умолчанию.



  • Содержание раздела