Работа в Microsoft Outlook XP



              

Планирование собраний


С помощью Outlook вы можете планировать собрания, приглашать участников, работающих как в вашей организации, так и в другой, и резервировать необходимые для этого помещения или оборудование. Чтобы выбрать дату и время для вашего собрания, вы можете проверить доступность участников и необходимых ресурсов, просмотрев их данные о занятости. Участники, не работающие в вашей компании, должны иметь доступ к этой информации через Интернет.

С помощью Outlook вы также можете осуществлять подбор времени для проведения собраний. Вы можете указать, обязательно ли присутствие того или иного приглашенного. Outlook использует эту информацию для определения наиболее подходящего времени для участников, присутствие которых необходимо, а также для подстройки под свободное время приглашенных, чье присутствие не обязательно.

После того как вы выбрали время, вы отправляете запрос о собрании (meeting request) (разновидность электронных сообщений) каждому приглашаемому участнику и необходимому ресурсу. Ответы от участников и от запрашиваемых ресурсов автоматически учитываются по получении.

KimY, CatherineT

В этом упражнении вы будете планировать собрание, приглашать участников, а также устанавливать и затем удалять оповещение о собрании.

  1. Если программа Outlook не запущена, запустите ее сейчас и разверните ее окно.
  2. В панели Outlook щелкните на значке Календарь (Calendar).

    Отобразится календарь.

  3. Если Outlook отобразит оповещения о встречах, назначенных вами в календаре при выполнении предыдущих упражнений, нажмите кнопку Прекратить все (Dismiss All) и затем нажмите Да (Yes), чтобы закрыть оповещения.
  4. Перейдите в календарике к месяцу июнь 2002 года и щелкните на числе 17, чтобы отобразить расписание на этот день.
  5. В меню Действия (Actions) выберите Назначить собрание (Plan a Meeting).

    Появится форма планировщика собрания, указывающая вас как единственного участника в списке Все участники (All Attendees).


  6. Нажмите кнопку Другие (Add Others) и выберите в появившемся меню Добавить из адресной книги (Add from Address Book).


    Содержание  Назад  Вперед