Работа в Microsoft Outlook XP



              

Планирование собраний - часть 2


Появится диалоговое окно Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources).
  • Если необходимо, нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов (Show Names from the) и затем выберите Контакты (Contacts).


    Важно! В этом упражнении вы будете работать с контактной информацией вымышленных сотрудников компании «Все для сада». Если нужно, вы можете использовать имена ваших сотрудников или другие контакты для планирования собрания.

  • В списке Имя (Name) щелкните на имени Kim Yoshida и нажмите кнопку Обязательный (Required). Имя добавится в список Обязательный (Required Attendees).
  • В списке Имя (Name) щелкните на имени Catherine Turner и нажмите кнопку Необязательный (Optional). Имя добавится в список Необязательный (Optional Attendees).
  • Нажмите OK. В окне c предложением присоединиться к Microsoft Office Internet Free/Busy Service (если оно появилось) нажмите Отмена (Cancel). Участники будут добавлены к списку Все участники (All Attendees) со значками, указывающими на обязательность или необязательность их присутствия.


  • Используйте горизонтальную полосу прокрутки в области сведений о занятости, чтобы просмотреть доступность участников для 17 июня 2002 года. Эта область показывает доступность участников; участник может быть свободен, неопределенно занят, занят или отсутствовать на работе. Время занятости помечено синим цветом, время частичной или неопределенной занятости - синим заштрихованным, время отсутствия на работе - сиреневым цветом, как показано на рисунке ниже. (Если вы используете вымышленные имена, информация о занятости будет недоступна.)
  • Щелкните на ячейке 9:30 (9:30 A.M.) в области сведений о занятости, чтобы выбрать это время. Получасовая ячейка времени, на которой вы щелкнули, отобразится в виде вертикальной белой области. Списки Начало собрания (Meeting start time) и Конец собрания (Meeting end time) отражают выбранные вами дату и время. Совет. Вы можете быстро находить последующее свободное время для всех участников и ресурсов. Нажмите кнопку Автовыбор (AutoPick Next) в диалоговом окне Планировщик собрания (Plan a Meeting) или на вкладке Планирование (Scheduling) формы собрания.
  • В области сведений о занятости щелкните на красной границе справа от выбранного интервала времени и перетащите его на полчаса вправо.


    Содержание  Назад  Вперед