Работа в Microsoft Outlook XP



              

Планирование и организация встреч


Вы можете использовать календарь Outlook для управления и организации ваших встреч несколькими способами. Вы можете вводить детали о встрече, чтобы запомнить важную информацию, такую как повестка дня на собрание или данные об офисе клиента. Так же, как и при работе с электронными сообщениями, вы можете использовать категории для сортировки ваших встреч. Например, вы можете отнести встречу со стоматологом к категории личных встреч. Outlook содержит набор наиболее общих категорий, включая категории "Дела", "Личные данные" и "Разное", однако вы можете создавать ваши собственные категории, согласно вашим требованиям. При внесении изменений вы можете также перемещать, копировать и удалять встречи.

В этом упражнении вы будете добавлять детали к памятке, присваивать памятке категорию, а также перемещать, копировать и удалять памятку. Для выполнения этого упражнения учебные файлы не нужны.

  1. Отобразите календарь в окне Outlook и щелкните на дате следующего дня в календарике. Отобразится расписание на следующий день.
  2. Щелкните на ячейке времени 9:00 (9 A.M.), введите текст Собрание и нажмите (Enter). Памятка добавится в ваш календарь.
  3. Дважды щелкните на памятке, чтобы отредактировать ее. Появится форма встречи.
  4. Щелкните на поле Место (Location) и введите текст Конференц- зал 1. Совет. Outlook запоминает названия мест проведения мероприятий, которые вы вводите в поле Место (Location). Вместо того чтобы указывать место заново, вы можете щелкнуть на кнопке списка справа от поля Место (Location) и выбрать нужное место.
  5. Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Начало (Start time) и выберите из списка 9:30 (9:30 A.M.).
  6. Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Конец (End time) и выберите из списка 10:30 (10:30 A.M.).
  7. Убедитесь, что отмечена опция Оповещение (Reminder), и выберите в списке Оповещение (Reminder) пункт 1 час (1 hour).
  8. Щелкните на области комментариев ниже списка Оповещение (Reminder) и введите примерную повестку дня собрания, наподобие того, как это показано на рисунке.


    увеличить изображение

  9. Внизу формы встречи нажмите кнопку Категории (Categories). Появится диалоговое окно Категории (Categories).
  10. Щелкните на поле Элемент принадлежит следующим категориям (Item[s] belong to these categories), введите Финансы и нажмите кнопку Добавить (Add to List). Категория "Финансы" будет добавлена в список и выделена.


  11. В списке Имеющиеся категории (Available categories) отметьте опцию Дела (Business) и нажмите OK. Выделенные категории будут добавлены в поле Категории (Categories) в форме встречи.


    увеличить изображение

  12. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Обновленная памятка добавится в ваш календарь.
  13. Щелкните на ячейке времени 12:00 (12 P.M.) и введите Завтрак с Сьюзен.
  14. Наведите указатель мыши на нижнюю границу памятки, и когда указатель сменится на вертикальную двустороннюю стрелку, перетащите нижнюю границу на 13:00 (1 P.M.) и нажмите (Enter). Памятка добавится в ваш календарь.
  15. В панели инструментов нажмите кнопку Сегодня (Today)
    . Отобразится расписание на текущий день. В календарике дата следующего дня отображается жирным шрифтом; это означает, что на этот день запланированы встречи.
  16. Щелкните в календарике на дате завтрашнего дня. Отобразится расписание на следующий день.


    увеличить изображение

  17. Наведите указатель мыши на левую границу памятки "Завтрак с Сьюзен".

    Указатель сменится на четырехстороннюю стрелку.

  18. Перетащите памятку на ячейку 11:30 (11:30 A.M.).

    Теперь завтрак запланирован на 11:30.

  19. Наведите указатель мыши на левую границу памятки Собрание.

    Указатель сменится на четырехстороннюю стрелку.

  20. Удерживая правую кнопку мыши, перетащите памятку на тот же день следующей недели в календарике.

    Появится всплывающее меню.

  21. Выберите в появившемся меню Копировать (Copy).

    Отобразится расписание на тот же день следующей недели с памяткой "Собрание".


    увеличить изображение

  22. Щелкните в календарике на дате следующего дня. Отобразится расписание на завтрашний день с первоначальной памяткой "Собрание".
  23. Щелкните на памятке "Завтрак с Сьюзен" и в панели инструментов нажмите кнопку Удалить (Delete)
    . Памятка будет удалена из вашего календаря.




Содержание  Назад