Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Принятие и отклонение задач


Чтобы принять задачу:

  • Дважды щелкните на запросе о задаче, чтобы открыть форму Task (Задача).
  • На панели инструментов нажмите кнопку Accept (Принять).
  • В диалоговом окне Accepting Task (Принятие задачи) оставьте выделенной опцию Send the response now (Отправить ответ сейчас) и нажмите ОК.

    Форма Task (Задача) закроется, запрос о задаче исчезнет из папки Inbox (Входящие), и в области Reading Pane (Область чтения) отобразится следующее сообщение в папке Inbox (Входящие). Новая задача будет добавлена в список Tasks (Задачи), и запросившему пользователю будет отправлено уведомление о том, что задача принята.

  • Чтобы отклонить задачу:

  • Дважды щелкните на запросе о задаче, чтобы открыть форму Task (Задача).
  • На панели инструментов нажмите кнопку Decline (Отклонить).
  • В диалоговом окне Declining Task (Отклонение задачи) оставьте отмеченной опцию Send the response now (Отправить ответ сейчас) и нажмите ОК.

    Форма Task (Задача) закроется, запрос о задаче исчезнет из папки Inbox (Входящие), и в области Reading Pane (Область чтения) отобразится следующее сообщение в папке Inbox (Входящие). Запросившему пользователю будет отправлено уведомление о том, что задака отклонена.

  • Для того чтобы осуществлять отслеживание выполнения задачи, можно наблюдать за состоянием задачи и процентом ее выполнения. Новые задачи находятся в состоянии Not Started (He началась). После начала работы над задачей ее можно пометить состоянием In Progress (Выполняется). Также можно указать процент выполненной работы. Например, если просмотрена только половина документа, являющегося предметом задачи, то степень выполнения задачи можно обозначить как 50 процентов. Если процент выполнения задачи равен нулю, состоянием задачи является Not Started (He началась). При указании 100 процентов выполнения задаче присваивается состояние Completed (Завершена). Если работа над задачей приостановлена, ее можно пометить как Deferred (Отсрочена) или Waiting on someone else (В ожидании).

    В данном упражнении будет показано, как отправлять отчет о состоянии порученной задачи, помечать задачу как завершенную, прекращать повторение задачи и удалять задачу.




    Откройте папку Inbox (Входящие) в папке файла данных SBS Tracking.

  • В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Tasks (Задачи). Отобразится содержимое папки Tasks (Задачи).


  • Дважды щелкните на задаче Approve invoice payments (Одобрение платежей по счету-фактуре). Появится форма задачи.


  • Щелкните на кнопке списка справа от поля Status (Состояние) и выберите In Progress (Выполняется). Затем выберите содержимое поля % Complete (% завершено) и введите 50.


  • Отметьте опцию Reminder (Оповещение). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите последний рабочий день перед датой истечения срока. Дата истечения срока обозначается желтым полем.


  • На панели инструментов нажмите кнопку Send Ststus Report (Отправить отчет о состоянии). Появится форма сообщения, содержащая данные о текущем состоянии задачи.




  • Если имя пользователя, запросившего задачу, или его адрес электронной почты не введен автоматически в поле То (Кому), следует ввести соответствующую информацию сейчас.




  • В теле сообщения над имеющимся текстом введите Подтвержденные платежи, помеченные в бухгалтерской программе и нажмите кнопку Send (Отправить). Форма сообщения закроется, и отчет о состоянии будет отправлен пользователю, запросившему задачу.


  • В форме Task (Задача) нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. Обновленная задача сохранится в списке Tasks (Задачи).


  • Совет. Из задачи можно быстро создать встречу. Просто перетащите задачу на кнопку Calendar (Календарь) на панели Navigation Pane (Область переходов), после чего заполните форму Appointment (Встреча).

  • Дважды щелкните на задаче Approve invoice payments (Утверждение платежей по счету-фактуре). Откроется форма Task (Задача).


  • На панели инструментов нажмите кнопку Mark Complete (Пометить как завершенную). Форма задачи закроется. Отчет о состоянии автоматически отправится пользователю, запросившему задачу. Задача отобразится в списке Tasks (Задачи) как завершенная, и так как эта задача является повторяющейся, в список будет добавлена задача на следующий месяц.






  • Совет. Можно быстро пометить задачу как завершенную в списке Tasks (Задачи) в представлении Simple List (Простой список) или в области TaskPad (Область задач) в представлении календаря по умолчанию. Просто отметьте опцию, расположенную слева от задачи.

  • В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на задаче Approve invoice payments (Утверждение платежей по счету-фактуре). Появится форма Task (Задача).


  • Откройте вкладку Details (Подробно).


  • Щелкните на кнопке списка справа от поля Date completed (Дата завершения), после чего щелкните на кнопке списка срока задачи и выберите 8/1/03.


  • Щелкните на поле Actual work (Реально затрачено), удалите имеющийся текст, введите 8, после чего нажмите клавишу Tab. Outlook преобразует введенное значение 8 (часов) в значение «1 день», так как длина одного рабочего дня составляет 8 часов.




  • Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется. Пользователю, запросившему задачу, будет автоматически отправлен отчет о состоянии. Задача отобразится как завершенная в списке Tasks (Задачи), и в список также будет добавлена задача на следующий месяц.


  • В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на новой задаче Submit timesheet (Утверждение расписания). Отобразится форма Task (Задача).


  • На панели инструментов нажмите кнопку Recurrence (Повторение). Появится диалоговое окно Task Recurrence (Повторение задачи) для данной задачи.




  • Нажмите кнопку Remove Recurrence (Удалить повторение). Диалоговое окно Task Recurrence (Повторение задачи) закроется, и вновь отобразится обновленная форма Task (Задача).


  • На панели инструментов формы Task (Задача) нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. Обновленная задача будет сохранена в списке Tasks (Задачи).


  • В списке Tasks (Задачи) щелкните на задаче Submit timesheet (Утверждение расписания), чтобы выделить ее.


  • На панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Задача будет удалена из списка Tasks (Задачи).


  • В списке Tasks (Задачи) щелкните на задаче Approve invoice payments (Утверждение платежей по счету-фактуре).




  • На панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Появится окно сообщения с предложением удалить все вхождения данной задачи.


  • В окне сообщения отметьте опцию Delete all (Удалить все) и нажмите ОК. Задача будет помечена в списке Tasks (Задачи) как завершенная, и в дальнейшем ее вхождения больше создаваться не будут.



  • Содержание раздела