Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Просмотр календаря другого пользователя


При организации собрания полезно выяснить, когда у возможных участников есть свободное время. В Outlook можно выяснять, занят пользователь или свободен, пригласив его к участию в собрании, добавив его в групповое расписание или просматривая страницы интернета или интранет-сети, где опубликованы расписания.

Групповое расписание представляет собой комбинированные расписания нескольких пользователей или ресурсов, отображаемые одновременно. Например, групповое расписание, содержащее расписания всех членов коллектива, позволяет быстро выяснить, когда у коллектива будет свободное время для проведения конференции.

При наличии локальной сети, использующей Exchange Server, сведения о занятости других пользователей доступны по умолчанию. Кроме того, если пользователь, присоединенный к локальной сети, открыл общий доступ к своему календарю, можно открыть напрямую календарь этого пользователя.

В этом упражнении вы создадите расписание группы, после чего из этого расписания создадите собрание.

Откройте учебную папку Calendar (Календарь) в папке файла данных SBS Meetings.

  • Находясь в календаре, на панели инструментов нажмите кнопку View Group Schedules (Просмотр расписаний группы). Появится диалоговое окно Group Schedules (Групповые расписания).
  • Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Create New Group Schedule (Создание группового расписания).
  • В поле Type a name for the new Group Schedule (Введите название группового расписания) введите Демонстраторы и нажмите ОК. Появится расписание группы «Демонстраторы» с выделенной ячейкой времени, отражающей текущую дату и время.
  • Нажмите кнопку Add Others (Другие) и выберите Add from Address Book (Добавить из адресной книги) в ниспадающем меню. Появится диалоговое окно Select Members (Выбор участников).
  • Чтобы выполнить упражнение с использованием вымышленных сотрудников компании «Все для сада», нажмите кнопку списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов) и выберите Contacts (Контакты).
  • Совет. Данное упражнение можно выполнить с использованием своих собственных реальных контактов.
    Для этого просто выберите имена в общем списке адресов вместо предлагаемых здесь.

  • В поле Name (Имя) щелкните на имени Kim Akers, удерживайте клавишу Ctrl, щелкните на имени David Ortiz и нажмите кнопку То (Кому). Имена будут добавлены в список То (Кому).


  • Нажмите ОК. В окне с предложением присоединиться к службе Microsoft Office Internet Free/Busy Service (если оно появилось) нажмите Cancel (Отмена).




  • Чтобы отобразить самую последнюю информацию о расписании, нажмите кнопку Options (Параметры) и выберите Refresh Free/Busy (Обновить сведения о занятости). Область сведений о занятости будет обновлена. Outlook собирает информацию из всех мест, где хранятся данные о занятости членов вашей команды: сервер Microsoft Exchange, Microsoft Office Internet Free/Busy Service или Страницы в интернете или интранет-сети, выбранные членами группы.


  • Нажмите кнопку списки справа от поля Go to (Перейти) и щелкните на следующем понедельнике. Область занятости отобразит информацию для выбранной даты. Будет отображена только половина дня.


  • Щелкните на кнопке справа от поля Zoom (Масштаб) и выберите 50% (Week View) (50% Неделя) в ниспадающем списке. Область сведений о занятости отобразит большую часть расписаний пользователей.




  • Нажмите кнопку Make Meeting (Организовать) и выберите New Meeting with All (Создать собрание со всеми) в появившемся меню. Появится форма нового собрания с именами участников в поле То (Кому).


  • Нажмите кнопку Close (Закрыть), затем в окне предупреждения о сохранении изменений нажмите No (Нет). Форма собрания закроется без сохранения запроса о собрании.


  • В расписании группы «Демонстраторы» нажмите кнопку Cancel (Отмена). Расписание группы закроется.


  • Закройте файл данных SBS Meetings и удалите контакты Kim Akers и David Ortiz из папки Contacts (Контакты).


    Содержание раздела