Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Назначение собраний


С помощью Outlook осуществляется автоматический подбор времени для проведения собраний. Можно указать, обязательно ли присутствие того или иного приглашенного. Outlook использует эту информацию для определения наиболее подходящего времени для участников, присутствие которых необходимо, а также подстраивается под свободное время большинства приглашенных, чье присутствие не обязательно. После выбора времени отправляется запрос о собрании (meeting request) (разновидность электронных сообщений) каждому приглашаемому участнику и необходимому ресурсу. Ответы от участников и от запрашиваемых ресурсов автоматически фиксируются по получении.

В этом упражнении вы назначите собрание, пригласите участников, а также установите и затем удалите оповещение о собрании.

Откройте файл данных SBSMeetings из Outlook, после чего откройте учебную папку Contacts (Контакты) в папке файла данных SBSMeetings.

  • В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).
  • В учебной папке Contacts (Контакты), удерживая клавишу Ctrl , перетащите контакт Kim Akers в свою собственную папку Contacts (Контакты). После этого, удерживая клавишу Ctrl перетащите контакт David Ortiz в свою собственную папку Contacts (Контакты).
  • В папке файла данных SMS Meetings щелкните на учебном календаре.
  • В области Date Navigator (Область переходов) перейдите к июню 2003 года и щелкните на числе 18. Календарь отобразит расписание на 18 июня 2003 года.
  • В меню Actions (Действия) выберите Plan a Meeting (Назначить собрание). Откроется форма назначения собрания с указанием текущего пользователя как участника в списке All Attendees (Все участники). Значок рядом с вашим именем обозначает, что вы являетесь организатором встречи. По умолчанию для собрания выбирается первая свободная временная ячейка.
  • Нажмите кнопку Add Others (Другие) и в ниспадающем списке выберите Add From Address Book (Добавить из адресной книги). Появится диалоговое окно Select Attendees and Recources (Выбор участников и ресурсов) с именем текущего пользователя в поле Required (Обязательный).

  • Важно. В данном упражнении предоставляется контактная информация о вымышленных сотрудниках компании «Все для сада». При необходимости для планирования реального собрания можно использовать имена имеющихся сотрудников или других контактов.

  • Если данное упражнение предполагается выполнять с использованием вымышленных контактов, щелкните на кнопке списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов), после чего выберите Contacts (Контакты).






  • В списке Name (Имя) щелкните на имени Kim Akers и нажмите кнопку Required (Обязательный). Имя добавится в список Required Attendees (Обязательный).


  • В списке Name (Имя) щелкните на имени David Ortiz и нажмите кнопку Optional (Необязательный). Имя добавится в список Optional Attendees (Необязательный).


  • Нажмите ОК. В окне с предложением присоединиться к Microsoft Office Internet Free/Busy Service (если оно появилось) нажмите Cancel (Отмена). Участники будут добавлены к списку All Attendees (Все участники) со значками, указывающими на обязательность или необязательность их присутствия.




  • Используйте горизонтальную полосу прокрутки в области сведений о занятости, чтобы просмотреть доступность участников для 17 июня 2003 года. Участник может быть свободен, неопределенно занят, занят или отсутствовать на работе. Время занятости помечено синим цветом, время частичной или неопределенной занятости - синим заштрихованным, время отсутствия на работе - сиреневым цветом. (Если используются вымышленные имена, информация о занятости будет недоступна.)


  • Щелкните на ячейке 9:00 (9:00 A.M.) в области сведений о занятости, чтобы выбрать это время. Выбранная получасовая ячейка времени отобразится в виде вертикальной белой области. Списки Meeting start time (Начало собрания) и Meeting end time (Окончание собрания) отражают выбранные дату и время.


  • Совет. Можно быстро находить свободное время для всех участников и ресурсов. Нажмите кнопку AutoPick Next (Автовыбор) в диалоговом окне Plan a Meeting (Планировщик собрания) или на вкладке Scheduling (Планирование) формы собрания.



  • В области сведений о занятости щелкните на красной границе справа от выбранного интервала времени и перетащите его на 10:00. Второе поле настройки Meeting end time (Окончание собрания) отразит изменение - теперь продолжительность собрания равна одному часу.




  • Нажмите кнопку Make Meeting (Организовать). Появится новая безымянная форма собрания с уже присутствующими участниками и указанным временем проведения собрания.


  • В поле Subject (Тема) введите План Демонстрации, нажмите клавишу Tab и в поле Location (Место) введите 2-й этаж, конференц-зал.


  • Убедитесь, что отмечена опция Reminder (Оповещение), щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите 10 minutes (10 мин.).


  • На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить).


  • Важно. Если приглашаемые пользователи вымышлены, электронные сообщения, отправленные им, вернутся с пометкой «undeliverable» (невозможно доставить). Удалить вернувшиеся сообщения можно в любое время.



  • В диалоговом окне Plan A Meeting (Назначение собрания) нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма планировщика собраний закроется.


  • Перейдите к календарю и щелкните в календарике на дате 17 июня 2003 года. Отобразится расписание на следующий день с назначенным на 9:00-10:00 собранием (см. рис. вверху следующей страницы).


  • Дважды щелкните на собрании «План демонстрации». Откроется форма собрания.


  • Снимите галочку с опции Reminder (Оповещение).


  • На панели инструментов нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Обновленное собрание сохранено. Теперь оповещение о собрании не будет выдаваться текущему пользователю, но участники собрания будут его получать.





  • Содержание раздела