Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Управление сообщениями с использованием правил


В Outlook 2003 можно выбрать нужное из набора стандартных правил либо создать свое собственное правило с помощью мастера правил Outlook (Outlook Rules Wizard). Все правила перечисляются в списке и обозначаются значками, показывающими, какие действия выполняют правила.

Правила, применяемые к сообщениям при их получении или обработке сервером Exchange, называются правилами сервера. Правила, применяемые к сообщениям, хранимым на компьютере пользователя, называются правилами клиента.

В данном упражнении вы создадите правило, предназначенное для управления сообщениями, отвечающими определенному условию.

Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

  • В меню Tools (Сервис) выберите Rules and Alerts (Правила и оповещения). Появится диалоговое окно Rules and Alerts (Правила и оповещения).
  • Решение проблем. Можно настраивать правила Outlook в режиме онлайн.

    Совет. Нельзя использовать правила Outlook для фильтрации сообщений учетной записи электронной почты HTTP.

  • Нажмите кнопку New Rule (Новое...). Появится следующее окно мастера правил с отмеченной опцией Start creating a rule from a template (Создать правило на основе шаблона). Просмотрите типы правил, которые можно создавать из шаблона.
  • В списке Select a Template (Выбор шаблона) выберите Move new messages from someone to folder (Перемещение новых сообщений от кого-либо в папку) и нажмите кнопку Next (Далее).
  • В списке Select Condition(s) (Выберите условие) снимите галочку с опции from people or distribution list (Адресаты или список рассылки) и отметьте опцию with specific words in the subject (C определенными словами в теме). Поле Edit the rule description (Изменение описания правила) обновится и отобразит внесенное изменение. Подчеркнутые слова в описании представляют собой значения, которые нужно указать для завершения создания правила.
  • В поле Edit the rule description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове <specific words> (<текст>). Появится диалоговое окно Search Text (Поиск текста).

  • В поле Specify words or phrases to search for in the subject (Укажите слово или фразу для поиска в поле «Тема») введите Поездки, нажмите кнопку Add (Добавить) и нажмите ОК. Поле Rule description (Описание правила) обновится и отобразит изменение.


  • В поле Edit the rule description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове <Specified> (<имя>). Появится диалоговое окно Rules and Alerts (Правила и оповещения) со списком папок для выбора.


  • Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Create New Folder (Новая папка).


  • В поле Имя папки (Name) введите Поездки.


  • В списке Select where to place the folder (Поместить папку в) прокрутите элементы до папки SBS Organizing и откройте ее, после чего щелкните на папке Inbox (Входящие).




  • Нажмите ОК. Новая папка Поездки отобразится в учебной папке Inbox (Входящие).


  • В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) нажмите ОК. Диалоговое окно закроется, и поле Rule description (Описание правила) обновится и отобразит назначенную папку.




  • Нажмите кнопку Next (Далее).




  • Выясните возможные действия, которые можно выполнять с помощью правил Outlook, и нажмите кнопку Next (Далее). Отобразится следующая страница мастера правил.


  • В поле Select exception(s) (Выберите исключения) отметьте опцию except if it is flagged for action (Кроме имеющих отметку действие) и в поле Edit the rule Description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове Action (Действие). Появится диалоговое окно Flagged Message (Отметка сообщения).


  • Щелкните на кнопке списка справа от поля Flag (Отметка), чтобы отобразить доступные опции, выберите Any (Любое действие) и нажмите ОК. Поле Edit Rule Description (Изменение описания правила) обновится согласно выбранным параметрам.


  • Нажмите Next (Далее). Отобразится последняя страница мастера правил с перечнем установленных параметров правила «Поездки».




  • Отметьте опцию Run this rule now on messages already in «Inbox» (Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке «Входящие») и нажмите кнопку Finish (Готово).


    Так

    как данное правило создано в файле данных Outlook, находящемся на компьютере пользователя, а не на сервере, Outlook предупредит о том, что это правило действительно только для клиента.


  • Нажмите ОК в окне предупреждения. Правило будет сохранено и отобразится в диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения).




  • Нажмите ОК. Теперь правило является активным, и Outlook применит его к сообщениям в папке Inbox (Входящие).


  • В списке All Mail Folders (Все почтовые папки) при необходимости откройте папку Inbox (Входящие) и щелкните на папке Поездки. Отобразится содержимое папки Поездки; в данном случае это будет сообщение Travel Shedule (Расписание поездки) от Kim Akers.


  • Совет. Если используется сервер Microsoft Exchange, можно фильтровать сообщения даже в том случае, если пользователь находится не в офисе; это можно делать с помощью помощника Out of Office Assistant. Чтобы изучить эту функцию, выберите в меню Tools (Сервис) команду Out of Office Assistant.


    Содержание раздела







    Forekc.ru
    Рефераты, дипломы, курсовые, выпускные и квалификационные работы, диссертации, учебники, учебные пособия, лекции, методические пособия и рекомендации, программы и курсы обучения, публикации из профильных изданий