Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

         

Оформление сообщений


Сообщения электронной почты отправляются в одном из трех форматов: HTML, Plain Text или Outlook Rich Text Format (RTF). Outlook поддерживает все три формата. Остальные программы электронной почты могут поддерживать не все три формата, а лишь один из них.

  • HTML является форматом сообщения Outlook по умолчанию. HTML поддерживает форматирование текста, нумерацию, списки, рисунки и фоны в теле сообщения, стили и бланки. Наиболее популярные программы поддерживают сообщения формата HTML.
  • Формат Rich Text Format поддерживает базовые параметры форматирования, включая форматирование текста, таблицы, числа, фоновые цвета и тени.
  • Формат Plain Text (Обычный текст) поддерживается всеми программами, работающими с электронной почтой, однако, как видно из названия формата, он не использует ни одного вида форматирования.
  • В большинстве случаев формат HTML будет отвечать предъявляемым требованиям. При отправке сообщения в формате HTML пользователю с почтовой программой, не поддерживающей формат HTML, сообщение в программе этого получателя будет отображаться в формате Plain Text (Обычный текст). Outlook автоматически преобразует сообщения в формате RTF, отправляемые через интернет, в формат HTML. Если отправляется ответ или выполняется пересылка сообщения, Outlook по умолчанию использует формат исходного сообщения. Тем не менее, можно выбирать формат для любого отправляемого сообщения.

    При отправке сообщений в формате HTML можно улучшить внешний вид сообщений, используя бланки и шаблоны. Используя бланк, можно указывать набор шрифтов, таблиц, фоновых цветов, горизонтальных линий, рисунков и других элементов, которые будут использоваться в исходящих сообщениях. Можно выбрать бланк из имеющегося в программе набора, изменить, создать бланк или загрузить новые бланки из интернета. Если в качестве редактора электронных сообщений используется Microsoft Office Word, можно выбрать бланк из набора дополнительных бланков, доступных в Word.

    Важно. В упражнениях нашей книги подразумевается, что Word используется как редактор электронных сообщений по умолчанию.
    Если это не так, можно установить Word в качестве редактора по умолчанию, выбрав Options (Параметры) в меню Tools (Сервис). Откройте вкладку Mail Format (Сообщение), отметьте опцию Use Microsoft Word to edit e-mail messages (Использовать Microsoft Word как редактор сообщений). Чтобы отключить Word как редактор сообщений электронной почты, отключите данную опцию.

    В данном упражнении вы произведете форматирование сообщений в форматах HTML, Rich Text и Plain Text, после чего научитесь создавать сообщения при помощи бланком и тем.

    Откройте папку Inbox (Входящие).

  • На панели инструментов, нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма пустого сообщения.




  • Щелкните на теле сообщения и введите Ух ты! Вы уже видели новые розы? По умолчанию текст отформатирован шрифтом Arial размером 10 пикселей (стиль Normal [Обычный]).




  • Выделите фразу «Ух ты!» и измените размер ее шрифта, нажав кнопку списка в поле Font Size (Размер) и выбрав 16.


  • Нажмите кнопку списка справа от кнопки Font Color (Цвет шрифта) и щелкните на красном квадратике.


  • На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку 1 списка справа от строки Message Format (Формат сообщения) и выберите Plain Text (Обычный текст). Появится окно с сообщением о том, что формат Plain Text (Обычный шрифт) не поддерживает некоторые элементы форматирования в сообщении.


  • Совет. Чтобы отключить появление этого предупреждения, перед нажатием кнопки Continue (Продолжить) отметьте опцию Don't show this dialog box again (Больше не выводить это окно).



  • Нажмите кнопку Continue (Продолжить).

    К тексту будет применено форматирование шрифтом Courier New (формат Обычный текст) размера 10 пикселей, и кнопка форматирования на панели электронной почты станет недоступна.




  • Нажмите кнопку списка справа от строки Message Format (Формат сообщения) и выберите Rich Text (Формат RTF). Формат текста не изменится, однако станут доступны кнопки форматирования.


  • Нажмите кнопку Close (Закрыть) в окне формы сообщения и нажмите No (Нет) в появившемся окне предупреждения о сохранении черновика сообщения.


    Форма сообщения закроется.


  • В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое шшо Options (Параметры).


  • Выберите вкладку Mail Format (Сообщение).




  • В области Message Format ( Формат сообщения) нажмите кнопку списка поля Compose in this message format (Создать сообщение в формате), выберите Plain Text (Обычный текст) и нажмите ОК. Диалоговое окно Options (Параметры) закроется. Формат Plain Text (Обычный текст) теперь является форматом создаваемых сообщений по умолчанию.


  • На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма сообщения с выбранным в поле Message Format (Формат сообщения) форматом Plain Text (Обычный текст).


  • Нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма сообщения закроется.


  • В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры), после чего откройте вкладку Mail Format (Сообщение).


  • В области Message Format (Формат сообщения) нажмите кнопку списка справа от поля Compose in this message format (Создать сообщение в формате) и выберите HTML.


  • В области Stationery and Fonts (Шрифты и бланки) нажмите кнопку списка справа от поля Use this stationery by default (Бланк, используемый по умолчанию), выберите Ivy (Плющ) и нажмите ОК. Диалоговое окно Options (Параметры) закроется.

    При создании новых сообщений теперь будет использоваться формат HTML и бланк «Плющ».


  • На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма сообщения с фоном «Плющ».




  • Щелкните на теле сообщения и введите Приезжайте вместе с семьей. По умолчанию текст будет отображаться шрифтом Arial размера 12 пикселей (стиль Normal [Обычный] для этого бланка).


  • Совет. Можно изменить бланк сообщения. Откройте вкладку Mail Format (Сообщение) в диалоговом окне Options (Параметры), нажмите кнопку Stationery Picker (Выбор бланка). Чтобы редактировать имеющийся бланк, щелкните на нужном вам бланке, нажмите кнопку Edit (Изменить), установите шрифт, фон, форматирование цветом и нажмите ОК.


    Чтобы создать новый бланк, нажмите кнопку New (Создать) в диалоговом окне Stationery Picker (Выбор бланка) и следуйте инструкциям мастера.

  • В меню Format (Формат.) выберите Theme (Тема). Появится диалоговое окно Theme (Тема).


  • В списке Choose a Theme (Выберите тему) щелкните на теме Compass (Компас). В диалоговом окне Theme (Тема) появится предварительный просмотр темы Compass (Компас).




  • В списке Choose a Theme (Выберите тему) выберите Papyrus (Папирус) и нажмите ОК. Диалоговое окно Theme (Тема) закроется, и к сообщению будет применена тема Papyrus (Папирус) вместо бланка Ivy (Плющ).


  • В теле сообщения нажмите клавишу Enter, введите Летний пикник компании «Все для сада», нажмите Enter, введите 24 июня с 11 до 17 часов и нажмите Enter еще раз.


  • Щелкните на первой строке текста и на панели электронной почты нажмите кнопку Center (По центру). Теперь строка расположена по центру в теле сообщения.


  • Щелкните на второй строке текста и в меню Format (Формат) выберите Styles and Formatting (Стили и форматирование). В правой части окна сообщения появится панель Styles and Formatting (Стили и форматирование).


  • Нажмите кнопку Maximize (Развернуть), чтобы отобразить все опции.


  • В области Pick formatting to apply (Выберите формат) панели Styles and Formatting (Стили и форматирование) выберите Heading 1 (Заголовок 1). Название события теперь отображается с использованием стиля Heading 1 (Заголовок 1).


  • Щелкните на третьей строке текста и в области Pick formatting to apply (Выберите формат) панели Styles and Formatting (Стили и форматирование) выберите Heading 3 (Заголовок 3). Время и дата теперь оформлены с применением стиля Heading 3 (Заголовок).




  • В форме сообщения нажмите кнопку Close (Закрыть) и выберите No (Нет) в запросе на сохранение черновика сообщения. Форма сообщения закроется без сохранения черновика.


  • В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры) и затем откройте вкладку Mail Format (Сообщение).


  • В области Stationery and Fonts (Шрифты и бланки) щелкните на кнопке списка справа от поля Use this stationery by default (Бланк, используемый по умолчанию), выберите <None> (<Нет>) вверху ниспадающего списка, после чего нажмите ОК.Диалоговое окно Options (Параметры) закроется. Создаваемым сообщениям теперь будет присваиваться формат HTML без применения бланка.


  • Не забудьте открыть новое окно сообщения, нажать кнопку Restore Down (Восстановить) и затем закрыть окно, чтобы восстановить его исходный размер.


    Содержание раздела